Bardzo dużo mniejszych czy większych firm decyduje się na to, aby zlikwidować firmowe archiwum w tradycyjnym wydaniu oraz zainwestować w cyfryzację. Oczywiście to krok w bardzo dobrym kierunku, który będzie miał pozytywny wpływ na środowisko, głównie dzięki braku konieczności używania tradycyjnego papieru. Warto do współpracy wybrać firmę, która ma dużo doświadczenia, odpowiednia wiedzę, dysponuje również odpowiednim sprzętem, np. w postaci niszczarek.
Nowoczesność, w postaci cyfryzacji lub komputeryzacji coraz śmielej wkracza do firm, zarówno tych dużych, gdzie procesy IT są podstawą działalności, jak również do tych mniejszych. Jedna z najważniejszych kwestii dotyczy tego, w jaki sposób możliwe jest to, aby uporządkować firmowe archiwum oraz wszelkiego rodzaju korespondencję pracowniczą, której z roku na rok jest oczywiście coraz więcej. Bardzo dobrym rozwiązaniem okazuje się tu właśnie rezygnacja z tradycyjnego obiektu dokumentów, ich cyfryzacja, wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. W tym zakresie są doświadczone firmy, które od A do Z zbudują takie systemy. Jednym z najważniejszych czynników jest to, aby wybrać odpowiednią firmę, która po pierwsze zajmuje się recyklingiem, a po drugie oferuje taką usługę, jak niszczenie dokumentów.
Odpowiednia niszczarka
Jeżeli dokumenty są już gotowe do zniszczenia, należy je poddać utylizacji w niszczarce. Z oczywistych względów nie może być to niszczarka biurowa, którą możemy spotkać na przykład w pomieszczeniach gabinetowych. Firma powinna posiadać specjalne urządzenie, w odpowiedniej klasie, które oczywiście umożliwi to, aby niszczyć dokumenty w taki sposób, który praktycznie całkowicie uniemożliwia odczytanie danych.
Zobacz także: http://www.x-mag.pl/podstawowe-zasady-przy-niszczeniu-dokumentacji-biurowej/
Pojemniki do przechowywania dokumentów
Firma, z którą podejmujemy współpracę, np. https://medienpartner.pl/ zdecydowanie powinna dostarczyć nam specjalne pojemniki do wrzucania dokumentów, które naszym zdaniem nie są już potrzebne. Z oczywistych względów pojemniki muszą być trwałe, pojemne, solidne, zabezpieczone przed otworzeniem, np. poprzez zastosowanie kłódki.
Nagrywanie niszczenia dokumentów
Jeżeli chcemy mieć dowód na to, że dokumenty zostały faktycznie zniszczone, warto poprosić firmę, wykonawcę o to, aby pokazała nagranie na płycie DVD lub innym nośniku. Można również poprosić o wykonanie zdjęć z całego procesu. Nie powinno być z tym żadnych problemów. Szanująca się firma oraz dobry wykonawca o to zadbają.
One Reply to “3 zalety skutecznej firmy niszczącej dokumenty”